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独立前からレスポンスの早さは意識してきました。

当たり前にしていたことですが、これを評価していただけることも多く、わたしとしては嬉しい限り^_^

先日税理士変更できてくださったお客様も、前会計事務所のレスポンスが遅かったことが変更を決意した要因のひとつでした。

レスポンスの遅さは解約要因となる

例えば、質問をして返事が返ってくるのが1週間後。

試算表の進捗を尋ねても返答が1週間後、完成は1ヶ月後。

そもそもメールをしてもすぐのリアクションがないのでメールが届いているかどうかも分からず不安。

なんてことが続けばお客様からの信用はなくなり、解約一直線です。

信じられない方も多いかもしれませんが、こんなレスポンスの遅い税理士事務所は実際に存在します。
（そんなに珍しくもなく。）

レスポンスが遅いと、お客様としては
「大切にされていない」
「頼りにならない」
「期待できない」
「信用できない」
と感じ、最終的に解約となります。

レスポンスの遅さは本人だけの責任か？

レスポンスの遅さについて、担当者だけを責めても仕方ない場合というのがあります。

それは、担当者の業務量が多すぎる場合。
（顧問料低目の税理士事務所ではあるあるです。）

その場合、責任は担当者ではなく多すぎる業務を与えている事務所の経営者にあります。

対応している本人の素質の問題であれば担当を変更してもらうことで解決しますが、事務所の問題となると担当を変えてもらったところで問題は解決しません。

ひとりで多くのお客様を担当せざるを得ない状況が続く事務所である限り、担当を変えても根本的な問題解決はできていないことになるので、一時的に対応が早くなったとしても、いずれ同じ問題は発生し得ます。（かなり高い確率で）

知識があり、説明も分かりやすく、人当たりもいい。

そんなベテラン職員であっても、担当が多すぎて仕事が回らなければレスポンスや成果物の提供は残念ながら遅れます。

すぐすぎるのも問題

レスポンスは早いにこしたことはありません。

でも、早すぎるのもどうかと思っています。

わたしの場合、お客様からのメールに対しては、原則当日中、無理でも1営業日以内には返すようにしています。

ただ、営業時間外（平日9時～17時以外）にきた連絡については、当日気付いて返せる状況であったとしても、当日ではなく翌営業日に返すようにしています。

これは、
「営業時間外返答を続けていると24時間365時間対応可能と勘違いされそれがデフォルトになってしまう」
「先方にもプレッシャーを与えることになる」
という2つの理由からです。

お客様の都合にあわせて土日や平日夜に面談等行うことはありますし、それは全く苦ではないんですが、それはイレギュラーな対応であってデフォルトではありません。

営業時間内の即レスがお互いにとってベスト、と思っています。

まとめ

わたしはひとり税理士スタイルで事務所運営をしています。

独立したてだからひとり、というわけではなく、今後もずっとひとりで対応できるだけのお客様としかお付き合いしないつもりです。
（人を雇って実務を任せる、などはしない。）

これからも早目のレスポンスを心掛け、お客様が本業に集中できる環境を提供し続けたい、そう思っています^_^